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5 de Enero de 2007

Revisión de técnicas de arquitectura de información

Ronda León, Rodrigo

Resumen: Se abordan algunas técnicas de arquitectura de información usadas por el profesional de la información en el proceso de diseño de productos electrónicos.

1. Introducción

Durante las dos últimas décadas la arquitectura de información se ha ganado un lugar en los planes de estudio de las carreras relacionadas con las Ciencias de la Información, así como en los eventos donde se abordan temas relacionados con el diseño de software.

Aunque esta disciplina está siendo conocida y explotada en este período, considero que la llamada arquitectura de información deviene de un proceso evolutivo que pasa por las “básicas” tareas que realiza un bibliotecario tradicional; las etapas del análisis de sistema y las distintas gestiones que se realizan en las labores del profesional de la información.

La arquitectura de la información se convierte así en una nueva disciplina devenida de anteriores - bien conocidas en las Ciencias de la Información - y que se adapta a los nuevos requerimientos del entorno, como son: el acelerado crecimiento informativo, la evolución del hardware y la creciente necesidad que tienen las personas de información organizada y precisa.

Para apoyar esto, y basándome principalmente en criterios empíricos, en este trabajo se describen una serie de técnicas de arquitectura de información, muchas de ellas llevadas a cabo históricamente en los procesos relacionados con las Ciencias de la Información. En este trabajo no se pretende establecer una metodología para la producción de software, sino ampliar estas metodologías con tareas y técnicas que aportarán mayor calidad al producto electrónico.

A continuación se enumeran las distintas técnicas agrupadas según sus principales características.

2. Técnicas de interacción con el usuario

Técnicas mediante las que se obtiene información relacionada con los usuarios del producto final. Esta información constituye la base para lograr un diseño centrado en el usuario, sobre la que sustentar las posteriores etapas de producción.

2.1. Reunión

Encuentros que se hacen durante diferentes etapas del proceso de producción. Se aconseja realizarlas con un moderador, o un representante de las partes implicadas (los productores y los usuarios del producto).

2.2. Entrevista y encuesta

Contactos personalizados con usuarios, ya sea de manera oral o escrita. Con cada una se obtiene información que puede ser analizada de manera cualitativa o cuantitativa.

Fotografía: Usuaria completando una encuesta
Figura 1: Usuaria completando un cuestionario.

2.3. Diseño de escenarios

Es la aplicación de encuestas a usuarios donde se les solicita que definan el orden de las acciones que realizan para lograr algún objetivo específico, con la finalidad de poderlo representar metafóricamente en el producto electrónico.

El objetivo de esta técnica es obtener las secuencias lógicas definidas directamente por los usuarios. Sirve, igualmente, para crear las metáforas funcionales y visuales que se incluirán en el producto. La forma de recoger los datos de cada escenario es a través de una plantilla que se entrega al usuario, al que se pide que complete los siguientes datos:

Ejemplo:
Un usuario que quiere obtener una información en la secretaría: primero, averigua el horario de trabajo de la secretaría; segundo, se dirige al local; tercero, solicita el servicio; y cuarto, espera el tiempo necesario para que la secretaria le prepare la información que solicitó.
De esta información se puede deducir la importancia que tiene la información del horario en el sitio web y la digitalización de las principales informaciones que ofrece la secretaría. También se deduce que antes de ofrecer los servicios de la secretaría, se debe poner el horario, por si algún usuario desea obtener otro servicio no disponible en formato digital.

2.4. Diseño participativo

Se realiza una reunión entre los productores y una muestra de usuarios potenciales del producto final. El principal objetivo de este encuentro es que los usuarios participen en el diseño del producto. Para ello se le muestra a los usuarios la información recogida de sus necesidades y se exponen las ideas básicas que tienen los productores de lo que será el producto final. Posteriormente se les solicita a los usuarios que planteen sus criterios y que aporten todas las ideas, anhelos y necesidades que tengan del producto.

Para esta reunión es importante que exista un moderador que medie entre todas las partes implicadas. También se puede usar la técnica de la tormenta de ideas (brainstorming) para solucionar algún conflicto de diseño. Los elementos que se aconsejan en esta reunión son: una mesa redonda (para mantener un concepto de igualdad entre todos los implicados), una pizarra (para hacer anotaciones de interés general), y no más de 10 personas.

Fotografía de reunión para el diseño participativo
Figura 2: Diseño participativo

3. Técnicas de interacción con el contexto

Son las técnicas que buscan información de productos similares o productos que le hacen competencia al que estamos realizando. El objetivo principal de esta técnica es conocer qué cualidades tienen los productos similares o de la competencia, para poderlos mejorar y superar; o qué dificultades tienen estos productos revisados, para no repetirlas en el nuestro, dándole solución y obteniendo una ventaja competitiva.

3.1. Evaluación de productos similares

Se hace necesaria la revisión de productos similares al que vamos a realizar, similitud que puede estar sustentada en aspectos de contenido, diseño o programación.

Para realizar esta tarea es importante tener claros los objetivos del producto, que deben haber sido determinados en las primeras etapas del ciclo de desarrollo. Con estos objetivos claros, se localizan productos que cumplan objetivos similares o que tengan semejanzas al nuestro. Luego se definen qué indicadores serán evaluados sobre los mismos.

Ejemplos de indicadores pueden ser: niveles de navegación, mantenimiento de la imagen de diseño en todo el producto, buena funcionabilidad, etc. Finalmente se evalúan estos indicadores en cada producto escogido y se tabulan los resultados para una mejor comprensión de los mismos.

3.2. Análisis de la competencia

Lo que diferencia esta técnica de la anterior es el enfoque, es decir, el punto de vista con el que se aborda la técnica, así como la amplitud del análisis. El análisis de la competencia no comprende solamente a los productos sino también a las instituciones.

Por ejemplo, entre la competencia pueden existir instituciones que no tengan productos como el que vamos a realizar, y es importante conocer la razón de esto, porque la competencia puede haber fracasado en un proyecto similar y es conveniente conocer las razones para que a nosotros no nos ocurra lo mismo.

4. Técnicas matemáticas (coocurrencia)

Consiste en la aplicación del análisis de coocurrencia para cuantificar resultados y hacer precisa la toma de decisiones. Con la aplicación de estas técnicas se logran definir grupos y crear secuencias que se correspondan con el modelo mental de los usuarios.

4.1. Organización de tarjetas (card sorting)

Tiene como objetivo definir grupos de elementos. En esta técnica se confeccionan un grupo de tarjetas que contengan, cada una, un término que haya salido del estudio de usuario y del contexto, con la descripción del término.

Vista frontal y trasera de una tarjeta
Figura 3: Modelo de una tarjeta

Cada tarjeta debe tener una numeración que será invisible al usuario, con el objetivo de que el arquitecto pueda organizarlas posteriormente. Se le entregan las tarjetas a una muestra representativa de los usuarios y se les pide que las organicen según su criterio.

Fotografía de una participante durante un test de card sorting
Figura 4: Usuaria realizando una prueba de card sorting.

Se observa el desempeño del usuario organizando las tarjetas, al mismo tiempo que se evalúa: ¿Cuál es la tarjeta o el grupo de mayor dificultad? ¿Qué término no se comprende? ¿Qué preguntas hace el usuario?, etc.

El análisis cuantitativo se hace aplicando la coocurrencia, para el que se puede usar el software EZSort introduciendo los datos de cada grupo de tarjetas generados por cada participante de la prueba. El software genera una tabla de coocurrencia y un dendograma interactivo. Analizando el dendograma podemos ver cuál es la cercanía de los términos y qué relaciones de agrupación son las más relevantes.

Esta información nos ayudará para la propuesta de una organización de contenidos comprensible para el usuario final.

Aclaración: EZSort (EZCalc y Usort) es un software desarrollado por IBM, pero desde hace tiempo ya no es actualizado ni se puede descargar desde el sitio web de IBM. Sin embargo aún es posible conseguirlo en la siguiente URL: http://www.tripledogs.com/ibm-usability/

Captura de tabla de coocurrencia generada por el software EZSort
Figura 5: Tabla de coocurrencia generada por el software EZSort

Captura de pantalla de un dendograma generado por EZSort
Figura 6: Dendograma generado por el software EZSort

4.2. Análisis de Secuencia

Es una técnica muy similar a la de Organización de Tarjetas (Card Sorting). La diferencia radica en que los resultados tienen otro objetivo: formar una secuencia de elementos para ser usada en el producto, como por ejemplo la secuencia de términos de una barra de navegación o de un menú deplegable, o de un listado de productos a vender, etc.

Los detalles sobre la técnica de "Análisis de Secuencia" están descritos en Ronda León y Mesa Rábade (2005). En dicho artículo además se propone el uso de una hoja de datos confeccionada en Excel que facilita la aplicación de esta técnica.

5. Técnicas de representación de información

Son las técnicas que contribuyen a concretar las propuestas de diseño establecidas por los productores de manera abstracta. Consiste en la creación de modelos y prototipos de lo que debe ser el producto final. Los modelos nos facilitan la retroalimentación de los criterios y necesidades de los usuarios en cuanto a las soluciones de diseño del producto. Este grupo de técnicas se realizan a partir de la información que se obtiene de las técnicas anteriores.

5.1. Diagramación, bocetado

Consiste en la realización de diagramas que concreten las propuestas de diseño realizadas por los arquitectos de información. Estos diagramas ayudan tanto a las personas implicadas en la producción como a los usuarios. Se usan con el objetivo de que todas las personas conozcan y comprendan cómo será la estructura y funcionamiento del producto a realizar.

Fotografía del proceso de elaboración de diagramas
Figura 7: Creación de diagramas

Se aconsejan tres tipos de diagramas:

Según la práctica, los diagramas se hacen manuscritos o en computadora, usando diferentes aplicaciones software para su realización. La diagramación deviene del análisis de sistema y como tal existen diferentes notaciones para la misma.

5.2. Representación de etiquetas

Esta técnica está estrechamente relacionada con la diagramación, hasta el punto de que es posible mezclar ambas. Se basa en la representación de las etiquetas obtenidas durante el proceso de Etiquetado (los textos que se usarán en los títulos, subtítulos, hipervínculos del producto, eslogan, metadatos de los recursos, etc.) los cuales se representan en cada uno de los diagramas realizados, con el objetivo de que se observen los términos en el contexto de uso. El etiquetado conlleva una labor previa más extensa. Al representar las etiquetas se logran eliminar errores como, por ejemplo, que al definir una etiqueta durante el proceso de producción sea cambiada una vez esté ubicada en el producto terminado, porque siempre se analizó de manera aislada y no en su contexto de uso.

esquema en forma de árbol jerárquico
Figura 8: Ejemplo de un diagrama con la representación del etiquetado.

5.3. Prototipado, maqueta

Se simula el producto a través de prototipos (maquetas). Generalmente se realiza como una propuesta de lo que será el resultado final, pero sin acabado de diseño o programación, lo que se llamaría "en blanco y negro".

Para la realización de los prototipos se pueden usar aplicaciones software más simples que la que vamos a usar para programar el producto final. Por ejemplo, si vamos a hacer un sitio web con Dreamweaver (Macromedia) se puede usar el PowerPoint de Microsoft para hacer un prototipo. O si vamos a crear una aplicación multimedia interactiva en CD-ROM con Director (Macromedia) podríamos usar el Neobook o el Multimedia Builder para el prototipo.

Estos prototipos tienen que tener relación directa con los diagramas realizados anteriormente y con la representación de las etiquetas.

Las maquetas son evaluadas por los usuarios y los productores de manera que se puedan detectar los errores en la concepción del producto y así establecer un proceso cíclico de evaluación y solución de problemas, hasta llegar a una propuesta más acertada del producto final.

6. Conclusiones

Es importante señalar que la interrelación que se establecen entre estas técnicas genera una consecutividad en cuanto al aporte de información entre ellas. La primera aporta a la segunda, la segunda a la tercera y así sucesivamente, lográndose una relación de concatenación entre todas.


Figura 9: Interrelación entre las técnicas descritas

La labor del arquitecto de información dentro del proceso de producción de un software está siendo cada vez más clara. Estas técnicas nos confirman la necesidad que existe de organizar la información y plantear modelos de la misma que logren productos electrónicos más usables.

Existen numerosas herramientas dentro de las Ciencias de la Información / Documentación que pueden ser adaptadas perfectamente al proceso de producción de sitios web o aplicaciones multimedia.

La aplicación de técnicas para la organización y representación de la información nos permitirá lograr productos con mayor calidad y, por consiguiente, una mayor satisfacción del usuario final.

7. Bibliografía

Garret, J.J. (2002). Un vocabulario visual para describir arquitectura de información y diseño de interacción. Traducción: Javier Velazco (marzo 2002). Disponible en:
http://www.jjg.net/ia/visvocab/spanish.html

Hassan Montero, Y.; Martín Fernández, F.J.; Hassan Montero, D.; Martín Rodríguez, O. (2004). Arquitectura de la Información en los entornos virtuales de aprendizaje: Aplicación de la técnica de Card Sorting y análisis cuantitativo de los resultados. En: El Profesional de la Información, 2004, marzo-abril, v. 13, n. 2, pp. 93-99. Disponible en:
http://www.nosolousabilidad.com/hassan/cardsorting.pdf

Maurer, D. y Warfel, T. (2004). Card sorting: a definitive guide. En Boxes and Arrows. Abril 2004. Disponible en:
http://www.boxesandarrows.com/archives/card_sorting_a_definitive_guide.php

Robertson, J. (2001). Information design using card sorting. Febrero de 2001. Disponible en:
http://www.steptwo.com.au/papers/cardsorting/

Ronda León, R. (2005). La Arquitectura de Información y las Ciencias de la Información. En No Solo Usabilidad, nº 4, mayo de 2005. Disponible en:
http://www.nosolousabilidad.com/articulos/ai_cc_informacion.htm

Ronda León, R. (2005). Productos electrónicos: principios y pautas. Editorial Félix Varela, La Habana, 2005

Ronda León, R. y Mesa Rábade, Y. (2005). Análisis de Secuencia: una herramienta para la Arquitectura de Información. En: No Solo Usabilidad, nº 4, julio de 2005. Disponible en:
http://www.nosolousabilidad.com/articulos/analisis_secuencia.htm

Rosenfeld, L. y Morville, P. (1998). Information Architecture for the Wold Wide Web. Cambridge: O’Reilly, 1998

Recurso electrónico recomendado: Boxes and Arrows

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Acerca del autor/a:

Rodrigo Ronda León es Licenciado en Bibliotecología y Ciencia de la Información de la Facultad de Comunicación de la Universidad de la Habana. Ha trabajado como arquitecto de información, analista de sistema y diseñador de información en instituciones cubanas. Profesor adjunto de la Facultad de Comunicación de la Universidad de la Habana en la carrera Bibliotecología y Ciencia de la Información.
Contacto: rodricoco05@yahoo.com. Web personal: rodriweb

Citación recomendada:

Ronda León, Rodrigo (2007). Revisión de técnicas de arquitectura de información. En: No Solo Usabilidad, nº 6, 2007. <nosolousabilidad.com>. ISSN 1886-8592


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