La experiencia de un rediseño en comunicación

Ortega Santamaría, Sergio

Resumen: En el presente artículo se relata la experiencia en el rediseño del sitio web de la Facultad de Comunicación de la Universidad Pontificia de Salamanca, en el que el autor ha participado activamente.

Recientemente presentamos la nueva web de la Facultad de Comunicación de la Universidad Pontificia de Salamanca. Nos lanzamos a la aventura de rediseñar un espacio que necesitaba un importante cambio y una redefinición de sus objetivos. Sin duda la tarea era ambiciosa y, en cierto modo compleja, pero sabíamos que contábamos con el apoyo de la institución y que el esfuerzo merecía la pena. La experiencia podía reportar resultados aplicados que alimentaran nuestro trabajo en el rediseño web y que nos orientara en la construcción de espacios más útiles y usables. De hecho estos son los dos conceptos que más nos preocupaban.

Durante más de cinco años este sitio se había mantenido con gran entusiasmo y había aportado herramientas, utilidades y servicios que sin duda habían aumentado progresivamente la comunicación, especialmente la interna. Su estética parecía adecuada para los objetivos inicialmente planteados y su actualización no era muy exigente gracias a un adecuado gestor de contenidos que cumplía su labor eficazmente. Pero con el paso de los años y con la propia evolución de la universidad aquello necesitaba un cambio, un lavado de cara, una adaptación inmediata a las nuevas estructuras y a las exigencias y demandas de un público que poco a poco se iba olvidando de ese espacio como una herramienta al servicio de la comunicación.

Sabíamos que había que hacer algo pero dudábamos continuamente qué hacer y por dónde empezar. Todos estábamos de acuerdo que aquel sitio que íbamos a rediseñar no iba a ser ni el mejor, ni el definitivo, ni el último. De hecho podríamos decir que nuestro lema a la hora de diseñar o rediseñar sitios web pasa por trabajar con versiones, limitar nuestras expectativas ajustándolas a nuestras posibilidades y dejar para momentos más relajados aquellas ideas que podrían entusiasmar a nuestros visitantes.

Supongo que a todos los que estamos enfrascados en estos asuntos nos habrá pasado. Siempre estamos pensando en la versión 8.0 cuando todavía no hemos preparado la 1.0. Queremos llegar tan lejos y romper con tantas ataduras que nunca vemos el final. La construcción de un espacio en la red no tiene fin. Podríamos estar cambiándolo día tras día influenciados por nuevas ideas, nuevas páginas o nuevas convenciones. Y creo que eso es lo que deberíamos hacer. Partiendo de una arquitectura clara, coherente y bien cohesionada realizar cambios a lo largo del tiempo que vayan haciendo nuestro sitio más útil y usable.

Eduardo Manchón señala que los grandes rediseños no son recomendables e incluso que los pequeños cambios se pueden medir y evaluar con más facilidad.Quizás por esa razón optamos por un rediseño ajustado de la página. La arquitectura era buena pero el etiquetado, la visualización de los contenidos o la funcionalidad necesitaban una revitalización importante. Los usuarios demandaban orden, organización, nuevos apartados y la ausencia de redundancias. Pero a su vez mostraban su satisfacción con numerosos subespacios que habían "inyectado el oxigeno" suficiente a todo el sitio.

Figura 1. Antigua versión de la web de la Facultad de Comunicación (UPSA).

Había cuestiones que eran más evidentes como aumentar el número de imágenes, evitar la repetición de contenidos, ofrecer jerarquía visual o trabajar con las cuestiones más básicas que permitieran mejorar nuestro posicionamiento así como nuestra localización. Pero otros aspectos requerían replantear otros apartados y evaluar previamente las consecuencias de sus cambios.

Objetivos

Estos fueron los objetivos generales que nos marcamos en una primera etapa:

• Mejorar la comunicación externa
• Favorecer la promoción y publicidad de la oferta de titulaciones y postgrados
• Organizar la prestación de servicios internos
• Reforzar la identidad mejorando la estética y presentación de contenidos
• Potenciar la actualización dinámica
• Mejorar la usabilidad en un primer nivel

Una organización y un flujo de trabajo que funciona

En todo momento evitamos hacer cambios en la estructura de carpetas o en las soluciones técnicas y estructurales del sitio. Se podían cumplir todos estos objetivos ofreciendo un diseño más cercano al usuario actual sin buscar tanto la espectacularidad cuanto la funcionalidad.

Nos sentamos a trabajar realizando borradores que nos permitían realizar cambios de ubicación de espacios, secciones, apartados y jugando con una nueva combinación de colores. Todo ello combinado con un análisis de la audiencia y de la situación actual del sector, algo que no se debería descartar nunca, aunque no se haga de forma muy exhaustiva. A su vez fuimos analizando el código de todas las páginas para poder entender hasta donde podíamos llegar y qué ausencias o excesos destacados era necesario solventar.

Después de sacar tres primeros bocetos comenzamos el sondeo de opinión para saber qué echaban de menos los usuarios (novatos y expertos). Las aportaciones fueron increíbles teniendo en cuenta que todavía no habíamos construido nada excepto esos primeros bocetos visuales. A continuación nos pusimos a trabajar con el Centro de Proceso de Datos de nuestra universidad para estudiar conjuntamente la propuesta más viable y determinar las necesidades técnicas. Aquí es donde uno se da cuenta que el apoyo técnico es vital y que determinar dichas necesidades no se puede dejar en manos de los diseñadores. El resultado de esta unión de fuerzas fue un prototipo que, alojado en el mismo servidor nos permitió realizar pruebas de funcionalidad, detección de errores, y compatibilidad con navegadores, así como pruebas de usabilidad a pequeña escala que nos ayudaron a resolver problemas antes de que el diseño final fuera presentado.

Figura 2. Nueva versión de la web de la Facultad de Comunicación (UPSA)

Se puede observar cómo la página de inicio quedó dividida en tres columnas, siendo la central la que albergaría todo el despliegue de contenidos y utilizando las laterales para colocar los diferentes menús. La parte izquierda integra el acceso a todas aquellas secciones que tienen que ver con la institución y con la información que se puede ofrecer a los principales perfiles de audiencia. De esta manera la columna derecha quedaba reservada para el acceso a contenidos relacionados con el funcionamiento habitual y cotidiano de la institución.

Estos cambios implicaban un mantenimiento más eficaz y una actualización de contenidos constante. Por esa razón realizamos el reparto de tareas, dejando la responsabilidad dividida por secciones a cargo de personas, departamentos o coordinadores. Fue una gran idea porque cada grupo de trabajo solo debía preocuparse del mantenimiento de su sección logrando de esta manera que con el tiempo los errores no pasaran por alto. Actualmente estamos en fase de elaboración de un manual de estilo para todo el equipo que nos permita seguir las mismas coordenadas y trabajar con los mismos parámetros. La presentación de este manual no ha sustituido la obligación que sentimos todos de comunicarnos sensaciones, percepciones o de reunirnos para hablar de directrices específicas en la guía de estilos. Pero a veces conviene plasmarlo en papel para que sirva de referencia imprescindible.

En conclusión … 

La pregunta clave sería, ¿y qué opina el usuario del cambio? ¿cómo han recibido el rediseño?.

Los pocos datos con los que contamos hasta ahora nos permiten decir que el diseño ha gustado mucho, pero eso es como no decir nada. A todo el mundo le gustan los cambios estéticos y si no gustan da igual, también te lo dicen. Por tanto no podemos apoyarnos por el momento en aspectos objetivos porque no han sido evaluados. Nuestra intención es seguir trabajando con versiones posteriores y disponer de datos cualitativos y cuantitativos sobre la utilización y el grado de satisfacción de los usuarios. Hasta el momento se han realizado entrevistas a usuarios y al equipo de mantenimiento del sistema. En general todos están de acuerdo en que se ha reducido drásticamente el caos que imperaba durante el último año y, por tanto, se aprecia una mayor organización y acceso a la información.

Por otra parte se ha conseguido involucrar positivamente a las partes que actualizan el sitio y hasta la fecha realizan un seguimiento semanal de cada sección. De todas formas el cambio en elementos visuales relevantes, como las imágenes de cabecera, la noticia portada o los banners, han hecho que el usuario sienta esa actualización y vitalidad constante de todo el espacio.

A día de hoy somos conscientes de nuestros errores más elementales relacionados con la usabilidad o la accesibilidad, pero también es cierto que no podíamos abarcar todo en un primer rediseño. De la misma forma conocemos algunas de las ventajas más sobresalientes del cambio y eso nos impulsa a seguir aprendiendo. Todavía queda mucho por hacer, pero esperamos que con el esfuerzo conjunto del equipo de trabajo y con las opiniones y colaboraciones externas podamos decir finalmente que nuestra comunicación en la red es útil y usable.