El manejo y uso de los metadatos para archivos: análisis comparativo de los principales modelos y estándares

Gutiérrez Miranda, Martha

Resumen: Empresas e instituciones públicas y privadas, generan todo tipo de productos y documentos físicos o electrónicos, y adicionalmente también tienen que lidiar con una gran cantidad de archivos históricos y fuentes documentales de gran valor. La nueva dinámica que se exige de los archivos y su participación en el ciclo de vida de los documentos desde su inicio, viene a sumar otras normas tomadas de la administración o gestión de datos y de registros, por lo que gran cantidad de esfuerzos, proyectos e iniciativas se han dado a conocer y pugnan por establecer los estándares a seguir para estructura la información digital o digitalizada, con el fin de facilitar la funciones sustantivas de la preservación y difusión de archivos. El presente análisis es solo una revisión de algunos de los proyectos más sobresalientes y los estándares más importantes y su relación con la implementación de metadatos en el contexto archivístico. Se presenta una revisión general de los programas e iniciativas que han dado o están dando buenos resultados y de aquellos que han servido para promover otros más completos o ambiciosos.

“Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida”
Consejo Internacional de Archivos

1. Introducción

La irrupción de la documentación electrónica supone grandes cambios en las técnicas de ordenación, gestión, recuperación, difusión y conservación. Los documentos de archivo, sean analógicos o digitales, por su naturaleza, son documentos únicos, auténticos y que presentan interrelaciones. Actualmente las empresas e instituciones públicas y privadas, generan todo tipo de productos y documentos ya sean físicos o plenamente electrónicos, asimismo las administraciones públicas se hallan inmersas en procesos y servicios de e-administración y adicionalmente a lo que se genera en el día a día, también tienen que lidiar con una gran cantidad de archivos históricos y fuentes documentales de gran valor. Todo ello desemboca en un contexto que requiere la aplicación de técnicas documentales complejas asentadas en estándares, y para ser más específicos, se necesita en concreto la utilización de metadatos capaces de especificar el contenido, estructura y contexto de los registros a lo largo del tiempo.

Cuando un documento se digitaliza para formar parte de una colección, generalmente obedece a uno de los dos motivos básicos por los cuales se decide llevar a cabo este proceso: preservar o distribuir el material documental. Por un lado muchas bibliotecas, archivos y museos, tienen la misión de preservar las colecciones documentales para futuras generaciones. El propósito es que el material trascienda el tiempo y pueda estar al alcance de lectores en años o siglos futuros. Por el otro lado, muchas de esas instituciones u otras semejantes, si bien no tienen la función de preservar, desean hacer llegar cierto material documental a sus comunidades usuarias, cada vez a mayor número de lectores, a mayor distancia y durante todo el tiempo. Desean que los documentos se desplacen, se divulguen, se consulten ampliamente, y que lleguen a numerosos lectores y usuarios. Esa función, originalmente exclusiva de expertos en bibliotecas, como responsables de distribuir materiales, es también causa y motor de la digitalización. Por ello es cada vez mayor el deseo de convertir todos estos documentos a un nuevo soporte para maximizar las posibilidades de que eso suceda. Se busca un soporte ágil, que esté al alcance de muchos usuarios y, por supuesto, que pueda hacerse a costos razonables. Se digitaliza también para facilitar la distribución o, en el caso de los archivos, el acceso y la consulta. Son estas dos razones –preservar y distribuir– las que en mayor parte hacen moverse todo el mecanismo de la digitalización y crean las bases para el trabajo en bibliotecas, museos, instituciones y archivos.

Afortunadamente estas razones se han hecho populares y significativas en todo el mundo, particularmente en los últimos años y se han convertido en iniciativas sólidas de muchos países, pero la forma de llevar a cabo el proceso ha sido muy diferente para todos. Hasta hace muy poco tiempo la tendencia normalizadora no formaba parte de los procedimientos descriptivos empleados en el ámbito archivístico. Sin embargo, los vertiginosos cambios tecnológicos y la aparición del documento electrónico, han conducido en muy pocos años a un escenario completamente distinto, en el que un conjunto de “nuevos” estándares surgidos para la descripción archivística deben de adaptarse o convivir con estándares que respondan a las exigencias de los archivos digitales y a la nueva gestión de documentos electrónicos.

La actividad de normalización descriptiva en archivos que dio paso a la creación de las primeras normas de descripción internacionales, se inició formalmente en Estados Unidos a comienzos de las década de los ochenta cuando Steven Hensen adaptó varios capítulos de la segunda edición de las Anglo-American Cataloguing Rules (AACR2) para la descripción de los documentos de archivo. La evolución de los proyectos de normalización nacionales de Estados Unidos, Gran Bretaña y Canadá influyeron decisivamente, como subraya Bonal Zazo (2001) en el proceso internacional desarrollado por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) que culmina en 1994 con la aparición de la primera edición de la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G).

Van Ballegooie y Duff (2006) señalan que la proliferación de documentos electrónicos y la tendencia hacia el e-gobierno en la década de los noventa plantearon la necesidad de implementar estándares de metadatos capaces de asegurar la captura y preservación de registros fiables y auténticos. Los primeros esfuerzos en el ámbito internacional se dirigieron hacia los modelos de metadatos para la normalización de la gestión de documentos electrónicos, si bien, posteriormente, la investigación se ha orientado hacia el desarrollo de estándares y herramientas que permitan unir la gestión de documentos y los metadatos de archivos. Esta forma avanzada de llevar a cabo el proceso tuvo sus inicios en Australia donde se fijó el diseño de metadatos normalizados que permitieran la creación, gestión y uso de documentos electrónicos a lo largo del tiempo y en distintos dominios. A partir de esta iniciativa y hasta hoy, una considerable cantidad de esfuerzos, proyectos e iniciativas se han dado a conocer y buscan establecer los estándares a seguir para estructurar la información digital o digitalizada, con el fin de facilitar las funciones sustantivas de la preservación y difusión de archivos.

2. Concepto de Metadatos

Los metadatos (metadata, del griego μετα, «después de» (RAE) y de ―data plural del latín datum-i, «lo que se da», «dato» (RAE)), que literalmente significa «más allá de los datos», describen otros datos, entendiéndose por lo general, que un grupo de metadatos describe a un grupo de datos o recursos.

Según Howe (1993), el término metadata fue acuñado por Jack Myers en la década de los 60 para describir conjuntos de datos. La primera vez que apareció impreso el término en un folleto fue en 1973. Desde entonces, tanto metadata como meta-data han sido adoptados por los dominios del conocimiento: informática, estadística, bases de datos y la biblioteconomía, con el significado ―informaciones que describen a los datos. También se ha popularizado la expresión “datos acerca de los datos”.

Desde este enfoque, el término metadata engloba todos los atributos de los datos que lo describen, proporcionan contexto, indican la calidad o simplemente documentan las características de un objeto o un dato. Desde un punto de vista informático los metadatos se consideran un conjunto de reglas incluidas en las aplicaciones de manejo de información geográfica que describen la estructura interna de los esquemas de datos (Codd 1990; Korth and Silberschatz 1991; Wilson E. 1998)

Los metadatos se definen de forma generalizada como “datos sobre datos”, información que no está a simple vista, pero que mediante etiquetas dicen muchas cosas de un archivo o documento. Se pueden encontrar metadatos en prácticamente cualquier fichero digital desde documentos HTML, archivos de sistema, fotografías, vídeos, audios y canciones, documentos de texto, hojas de cálculo, etcétera. Son muy útiles porque aportan información adicional a la que se puede obtener simplemente abriendo un archivo o accediendo a una página web. Además, sirven para su organización, catalogación o para mejorar las prestaciones de aplicaciones o servicios. Consisten en información que describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos.

Los Metadatos permiten a una persona ubicar y entender los datos, incluyen información requerida para determinar qué conjuntos de datos existen para una localización geográfica particular, o bien determinar si un conjunto de datos es apropiado para fines específicos, también para cuando hay que recuperar o conseguir un conjunto ya identificado de datos, así como para procesarlos y utilizarlos.

En la comunidad archivística, señala Méndez Rodríguez (2003a), el momento de cambio se sitúa en el Archiving Metadata Forum celebrado en el mes de junio del año 2000. En este encuentro se definieron los metadatos como:

Información estructurada o semi-estructurada que facilita la creación, gestión y uso de registros a través del tiempo, dentro del dominio en que fue creado o a lo largo de él. Los metadatos para la gestión de documentos digitales pueden usarse para identificar, autentificar y contextualizar registros; y las personas procesos y sistemas que los crean y gestionan y los mantienen y utilizan.

La Norma UNE-ISO 15489-1 entiende la gestión de metadatos como una parte inseparable de la gestión de documentos, y los define “como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo”.

Por su parte, la Norma UNE-ISO 23081-1, especifica que los metadatos son “información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes. Cada uno de estos dominios, representa un área del discurso intelectual y de la actividad social o de la organización desarrollado por un grupo propio o limitado de individuos que comparten ciertos valores y conocimiento”.

En cuanto al momento para la creación de los metadatos asociados a un documento, UNE-ISO 23081-1 se suma al modelo del continuum del documento indicando que inicialmente los metadatos definen el documento en el mismo momento de su incorporación, fijándole en su contexto y estableciendo el control de su gestión. Durante la existencia de los documentos o sus agrupaciones, se van añadiendo nuevas capas de metadatos debido a la existencia de nuevos usos en otros contextos. Esto significa que a lo largo del tiempo los metadatos continúan acumulando información relacionada con el contexto de gestión de los documentos, los procesos de negocio en los que se utilizan, así como sobre los cambios estructurales que les afectan o su apariencia. Los metadatos aplicados a los documentos durante su vida activa pueden también seguir utilizándose cuando no sean necesarios para la gestión pero sean conservados para facilitar la investigación o debido a otros valores.

Las razones para la implementación de metadatos o la utilidad de estos responden a los siguientes aspectos (UNE-ISO 23081-1):

• Proteger los documentos, asegurar su accesibilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
• Facilitar la comprensión de los documentos.
• Contribuir a garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos.
• Respaldar la gestión del acceso, privacidad y derechos de propiedad intelectual de cada documento.
• Respaldar también las estrategias de interoperabilidad, permitiendo que se incorporen oficialmente al sistema documentos creados en diversos entornos administrativos y técnicos y que se mantengan durante tanto tiempo como sea necesario.
• Servir de base para una recuperación eficiente.
• Proporcionar vínculos lógicos entre los documentos y su contexto de creación, manteniéndolos de forma estructurada, fiable e inteligible.
• Facilitar la identificación del entorno tecnológico en que los documentos digitales fueron creados o se incorporaron al sistema y la gestión del entorno tecnológico en el que se han mantenido, de modo que puedan ser reproducidos como documentos auténticos cuando se necesiten.
• Facilitar la migración eficiente y exitosa de documentos electrónicos de un entorno o plataforma informáticos a otro, o cualquier otra posible estrategia de conservación.

Sus funciones fueron delimitadas por Kate Beard en 1996 y han sido analizadas a lo largo del tiempo por otros autores, como por ejemplo Gayatri y Ramachandran, en 2007, considerando como las principales las siguientes:

• Búsqueda: los metadatos deben proporcionar suficiente información, bien para descubrir si existen datos de interés dentro de la colección de datos disponibles, o simplemente, para saber que existen.
  
• Recuperación: los metadatos deben proporcionar información a los usuarios para que puedan adquirir la información que sea de su interés. La analogía con una biblioteca consistiría en el procedimiento a seguir para sacar un libro.
  El componente que recupera los datos desde el metadato puede ser tan simple como proporcionar un URL que identifique la localización de un conjunto de datos digitales, o tan complejo como para cubrir cuestiones de seguridad o realizar una transacción financiera para poder acceder a la información (compra en línea).
  En este sentido, también se considera la “función recuperación” a aquella información que describe cómo localizar fuera de línea los datos, la persona de contacto, los formatos de distribución de los datos o cualquier restricción de acceso a los datos, así como la información sobre los costos.
• Transferencia: los metadatos deben facilitar la información necesaria para que los usuarios hagan uso de los archivos recuperados en sus máquinas. Este componente incluiría información sobre el tamaño del conjunto de datos (y sus metadatos), la estructura tanto lógica como física de los datos y metadatos.
  
• Evaluación: los metadatos deben considerar información que asista a los usuarios a determinar si los datos van a ser útiles para una aplicación.
  
• Archivo y conservación: los metadatos son una pieza clave para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen siendo accesibles en el futuro (NISO, 2004).
  
• Interoperabilidad: los metadatos facilitan la interoperabilidad, puesto que se han definido estándares de metadatos y existen protocolos compartidos para el intercambio de esta información. Protocolos como el Z39.50 o el CSW han ayudado en búsquedas simultáneas de datos en sistemas distribuidos.
  

En cuanto a la tipología, Méndez Rodríguez (2003a) define cinco tipos esenciales de metadatos aceptados por todas las comunidades o dominios de metadatos:

1. Metadatos descriptivos, aquellos que dependen del propio documento y sirven para representar o identificar los objetos de información digital en su fase de organización.
   
2. Metadatos administrativos o metadatos para la gestión de recursos, los utilizados para la propia gestión y administración de los registros, en el momento de su creación.
   
3. Metadatos técnicos, aquellos creados por, o generados para, un sistema automatizado.
   
4. Metadatos de uso, generalmente creados de forma automática, relativos al nivel de utilización y al tipo de usuarios de un determinado servicio de información.
   
5. Metadatos para la conservación, aquellos metadatos destinados a gestionar la preservación de las fuentes de información.
   

Y dependiendo de las necesidades y requisitos de la organización, los metadatos anteriores pueden aplicarse en diferentes niveles: Documentos individuales, Conjuntos o agrupaciones de documentos, Sistemas completos de gestión de documentos.

3. Modelos de metadatos en el domino de los archivos

Van Ballegooie y Duff (2006) señalan cómo, hasta muy recientemente, la mayoría de los trabajos desarrollados sobre estándares de metadatos en la comunidad archivística habían estado vinculados a la descripción archivística, lo que ha conducido a la creación de estándares de estructura y contenido. Los esfuerzos se dirigieron a productos de descripción que podían ser implementados al final del ciclo de vida del documento. Sin embargo, en estos últimos años, el crecimiento imparable de los documentos electrónicos ha trasladado el trabajo en el contexto de los metadatos de archivos hacia el principio del ciclo de vida de los documentos.

Esta orientación guarda una estrecha relación con la evidencia de que los archivos históricos se asientan en documentos que han sido adecuadamente producidos y gestionados por la entidad productora. El Manual del Consejo Internacional de archivos (2007) subraya que si este axioma era verdad para los documentos en soporte papel, todavía es más importante en la era electrónica, en la que la ausencia de planificación puede condenar a los documentos electrónicos a una extinción temprana.

Luego de una revisión exhaustiva y atendiendo a los autores más relevantes que han tocado este tema y analizado los principales estándares, (Delgado Gómez, 2009; Desantes, 2005; Eito Brun, 2008; Méndez Rodríguez, 2003a; Van Ballegooie y Duff, 2006), se presentan a continuación los proyectos e iniciativas de metadatos más significativos en el ámbito de los archivos.

4. Metadatos vinculados a la descripción archivística

Nombre de Estándar	Características Generales
RAD (Rules for Archival Description)	Normas de descripción archivística utilizadas en Canadá cuya estructura se basa en las Reglas de Catalogación Angloamericanas (AACR2).Desarrolladas por el Bureau of Canadian Archivists para los archivos de Canadá, constituyen un amplio cuerpo normativo, nacido con las pautas de descripción bibliográfica en mente, pero sometido a permanente revisión, la última de las cuales, tuvo lugar en el año 2003.
Australian Common Practice Manual (ACPM)	Concebida como la norma de descripción archivística para Australia y Oceanía, constituye un sólido cuerpo normativo que, abandonado oficialmente por los archivos australianos, ha sido magníficamente continuado por Chris Hurley, su responsable original.
ISAD(G) (General International Standard Archival Description) e ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families).	Estándares internacionales amparados por el Consejo Internacional de Archivos, proporcionan un alto grado de flexibilidad, fueron creados primariamente para generar descripciones al final del ciclo de vida del documento.Las normas del Consejo Internacional de Archivos ISAD(G) e ISAAR(CPF) han sido ampliamente adoptadas por la comunidad archivística internacional y son lo suficientemente conocidas como para entrar a describirlas nuevamente. Sin embargo, puesto que, en líneas generales, se ha asumido que las normas eran buenas sin discusión, eincluso que servían para más de lo que realmente sirven, creemos que conviene recordar lo que la norma ISAD(G) dice acerca de sí misma, así como realizar un pequeño análisis funcional, con el fin de detectar posibles debilidades.
EAD (Encoded Archival Description),	Se trata de un proyecto nacido en la Biblioteca de la Universidad de Berkeley cuya primera versión surgió en 1998. Su objetivo es facilitar la codificación de instrumentos de descripción, partiendo de la naturaleza jerárquica de los fondos de archivo. Originalmente se basó en SGML (Standard Generalised Markup Language) y desde 1998 en XML EAD es un estándar internacional, compatible con ISAD(G), y administrado y mantenido por la Librería del Congreso de los Estados Unidos (Library of Congress) y la Society of American Archivists (SAA). Se trata del modelo de metadatos más extendido para la descripción de colecciones archivísticas digitalizadas.A pesar de que su uso se encuentra muy extendido, ya no sólo en el mundo anglosajón, sino también en Europa, EAD no es ni muy conocido ni muy utilizado en el mundo de habla hispana. Existen algunos proyectos que, en efecto, utilizan EAD; pero podrían ser muchos más.
EAC-CPF (Encoded Archival Context for Corporate Bodies, Persons, and Families).	Esquema XML basado en ISAAR(CPF) para la codificación y el intercambio de registros de autoridad.RLG (Research Libraries Group) coordinó el desarrollo de EAC en sus inicios.En 2001, con el apoyo de la Universidad de Virginia crearon una DTD en XML para codificar los organismos de procedencia cuya primera versión beta apareció en 2004. EAC suele considerarse un estándar de metadatos que acompaña a EAD, de igual forma que ISAAR(CPF) acompaña a ISAD(G) en la descripción de documentos impresos. En 2011 el estándar EAC fue adoptado por la Society of American Archivists. En la actualidad durante 2015 y 2016, el comité técnico establecido por la SAA completó la revisión del estándar.
EAG (Encoded Archival Guide).	Publicada como versión provisional por la Subdirección General de los Archivos Estatales de España como una DTD para el intercambio de información general sobre los centros custodios de documentación. EAG suple las limitaciones de EAD y EAC para la descripción de guías de archivo y para cubrir la información sobre los servicios que los centros de archivo proporcionan. El Consejo Internacional de Archivos publicó en 2008 la ISDIAH, norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. EAG y el propio Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica fueron modelos esenciales utilizados en la elaboración de la citada norma internacional. Tras la publicación de ISDIAH, y a partir de 2011, EAG y el Censo Guía se estructuraron de modo totalmente consistente con ISDIAH. Desde 2012, la Subdirección General de los Archivos Estatales participa en el Grupo de Trabajo Standards & Guidelines (WP4) del proyecto europeo APEx -Archives Portal Europe network of excellence-, que ha actualizado la versión EAG 0.2 y ha publicado la vigente norma EAG 2012. Desde 2014 el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica genera los ficheros XML según la EAG 2012. Por lo tanto, es una norma que de hecho se está aplicando en el ámbito europeo e iberoamericano.
DACS (Describing Archives: A Content Standard), tiene su origen en el proyecto CUSTARD (Canada-US Task Force on Archival Description)	Estándar que buscaba la reconciliación de RAD y APPM para crear un estándar compatible con el marco de ISAD(G). Finalmente, el estándar DACS está estrechamente relacionado con ISAD(G) e ISAAR(CPF) y puede ser codificado en EAD, EAC, MARC21 y Resource Description and Access RDA). La segunda edición fue oficialmente adoptada como estándar por el Consejo de la Society of American Archivists en enero de 2013Metadatos para la gestión de documentos electrónicos. El modelo del ciclo de vida, el más antiguo en la tradición archivística, se ha visto complementado en los últimos años por la aproximación del continuum, surgida en el ámbito archivístico australiano, entiende la gestión documental como un sistema integrado de procesos de gestión a lo largo de toda la existencia de los documentos, los datos descriptivos se generan continuamente y, por tanto, los metadatos deben crearse en cualquiera de las fases de ese proceso. El objetivo de esta aproximación es proporcionar los controles intelectuales que garanticen la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo y más allá de la propia organización.
Functional Requirements for Evidence in Electronic Recordkeeping	Proyecto de la Universidad de Pittsburgh iniciado en 1993 que trabajó en el desarrollo de un conjunto de metadatos que se pudieran generar automáticamente en el momento de creación de los registros. Desembocó en el modelo BAC (Business Acceptable Communications).
UBC Project (University of British Columbia’s Protection of the Integrity and Reliability of Electronic Records Project)	El proyecto se desarrolló entre 1994-1997 y sentó las bases del proyecto en curso InterPARES. El programa está dirigido a identificar y definir los requisitos para crear, manejar y conservar registros electrónicos confiables y auténticos.
VERS (Victoria Electronic Records Strategy)	Desarrollado en el servicio de Archivos de Victoria (Australia) se inició en 1995 para ayudar a las instituciones gubernamentales de Victoria a gestionar, almacenar y acceder a sus documentos electrónicos, y para asegurar que la información electrónica clave sea identificada conservada y accesible en el futuro. En el año 2000 vio la luz el Standard for Management of Electronic Records (PROS 99/007), en la actualidad en proceso de revisión.
SPIRT Recordkeeping Metadata Project	Proyecto australiano iniciado en 1998 que logró diseñar un marco para la estandarización de metadatos, RKMS (Recordkeeping Metadata Schema). El proyecto ha tenido una influencia notable en otras iniciativas como la de los Archivos Nacionales de Australia para las Instituciones de la Commonwealth o CRKM. La Universidad de Monash trabaja en la actualización del esquema, en el desarrollo de RKMS Business-Recordkeeping Functions and Activities Scheme y RKMS Entity Relationship Scheme, además de profundizar en aspectos relacionados con el mapeo de metadatos.
CRKM (Clever Recordkeeping Metadata Project)	Diseñado bajo el modelo conceptual del continuum y bajo el marco de referencia de ISO 23081, el proyecto desarrolló un prototipo de entorno de sistema integrado con herramientas que soportan el intercambio de metadatos. Fue concebido como un proyecto conjunto del Records Continuum Research Group de la Universidad de Monash, los Archivos Nacionales de Australia, State Records Authority de New South Wales y el Committee on Descriptive Standards de la Australian Society of Archivist. Se llevó a cabo entre 2003 y 2006.GRKMS (Australian Government Recordkeeping Metadata Standard). La versión 2.0 vio la luz en 2008. Desde finales de 2007, los Archivos Nacionales de Australia trabajaron colaborativamente con los de Nueva Zelanda para mejorar la norma. Este estándar describe las propiedades de los metadatos que las instituciones gubernamentales australianas deberían adoptar para describir las diferentes entidades implicadas en sus actividades y procesos de gestión de documental. En el Apéndice B se incluye un mapeo como ayuda a las instituciones para la implementación de metadatos específicos de preservación, que muestra cómo las propiedades relevantes de esta norma se correlacionan con los metadatos de preservación en el Diccionario de Datos PREMIS -Metadatos de Preservación-.
ISO 23081	Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Norma desarrollada en tres partes: Principios, Elementos de implementación y conceptuales. La norma está directamente vinculada con la ISO 15489. Aunque el marco conceptual que soporta la norma es el del continuum de los documentos, se ha hecho un importante esfuerzo por reconciliar distintas tradiciones, admitiendo el uso de metadatos tanto planos, como ISAD(G) o EAD, como multidimensionales, SPIRT o AGRKMS. En la misma línea de ISO 15489, esta norma distingue metadatos y descripción archivística (Delgado Gómez, 2009).La norma no define un conjunto obligatorio de metadatos para la gestión de documentos, ya que estos diferirán en el detalle según las características de cada organización u ordenamiento jurídico, pero sí identifica los tipos genéricos de metadatos que se requieren para la gestión de los documentos y distingue entre metadatos en el momento de la incorporación de los documentos al sistema y metadatos posteriores a la incorporación. Todos los metadatos acerca del documento, así como los acumulados en su gestión y uso, forman un documento: el documento de metadatos, que también ha de gestionarse.La ISO proporciona también un guía de los roles y las responsabilidades en cuanto a los metadatos de gestión de documentos. Es esencial conservar este documento de metadatos al menos mientras existe el documento al que están asociados. En el caso de transferencia de custodia o de propiedad de los documentos, o de eliminación de los mismos, puede que sea necesario conservar todavía algunos metadatos sobre ellos para justificar su existencia, gestión y disposición. La norma establece además que los documentos y sus metadatos pueden ser reutilizados para diversos propósitos siendo requisito imprescindible la interoperabilidad entre sistemas diferentes.
InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) Trust (ITrust 2013-2018)	Se trata de un proyecto de investigación internacional e interdisciplinar de carácter colaborativo edificado sobre los resultados de las tres fases anteriores del Proyecto InterPARES desarrolladas entre 1998 y 2012 y que han contribuido a la discusión y evaluación de esquemas de metadatos, estándares descriptivos y herramientas relacionadas. InterPARES Trust se plantea como objetivo el desarrollo de estudios para la elaboración de políticas, procedimientos y marcos normativos sobre la gestión de documentos digitales en redes tecnológicas como Internet, con el fin de garantizar la confianza pública fundamentada en la evidencia del buen gobierno y, también, su preservación como memoria digital. La gestión del proyecto se articula en torno a cinco áreas de investigación: infraestructura, seguridad, control, acceso y ámbito legal. Además de cinco áreas transversales: terminología, recursos, políticas, aspectos sociales y educación. El objetivo principal es asegurar que: la porción de la memoria de la sociedad registrada digitalmente, producida en sistemas dinámicos, experienciales e interactivos en el transcurso de actividades artísticas, científicas y de e-gobierno pueda ser creada en forma precisa y fiable, así como mantenida y conservada en una forma auténtica, en el corto y largo plazo, para uso de quienes la crearon y de la sociedad en último fin, sin importar la tecnología digital, la obsolescencia y la fragilidad del medio.

5. Conclusiones

Como se pudo ver hay una inmensa complejidad de tópicos que deberán ser considerados al emprender proyectos de preservación documental digital. El reto que plantean estas tareas no es fácil. Como ha podido establecerse, el proceso de ofrecer a comunidades de usuarios colecciones documentales digitales estructuradas y de preservarlas para futuras generaciones implica grandes retos que bibliotecarios, archivistas y muchos otros profesionales de la información deben poder afrontar y resolver, y para ello deben conocer perfectamente esos retos.

Muchos responsables de acervos han pospuesto su decisión de emprender proyectos acerca de preservación documental digital confiando en que llegaría un momento en que la tecnología y los costos se volverían estables y competitivos, sólo para darse cuenta de que a pesar de que la tecnología y sus costos mejoran cada día, la cantidad y variedad de materiales a digitalizar crece en forma exponencial, y de que este desvanece las ventajas ahora alcanzadas. Es todavía común, sobre todo en el contexto mexicano, que muchos bibliotecarios y archivistas profesionales tiendan todavía a menospreciar el medio electrónico. Como se ha podido observar, a nivel mundial existe creciente preocupación los proyectos tendientes a estudiar y trabajar esta problemática. Ahí están las grandes iniciativas norteamericanas y la de la unión europea. Están también las de gran visión y alcance, como la australiana, la canadiense y la holandesa, por citar algunas. En México, no contamos con ningún proyecto, programa, plan, iniciativa ni organización que actualmente trabaje en este rubro a gran escala. Todos los que existen son proyectos muy particulares a nivel de ciertas instituciones a las que no se les deja de reconocer su esfuerzo, pero sin cohesión ni una estructura para implementarlas a gran escala.

El factor cultural nos afecta a todos gravemente para empezar. La falta de sensibilidad que existe a todos los niveles ha quedado totalmente expuesta. Las instituciones que tienen entre sus deberes la preservación de algún acervo documental, lo hacen principalmente con sus soportes “tradicionales”; muy rara vez o en muy poco porcentaje en lo relativo a acervos digitales, por lo que no se ha resuelto el problema; al contrario, se ha creado un enorme rezago como país en este sentido.

La problemática a la que se enfrentan en este tipo de proyectos es compleja, no puede ser solucionada a nivel de organizaciones aisladas porque esto rebasa sus capacidades; debe ser encarada como nación, como región latinoamericana o, al menos, como grandes consorcios, con el concurso de múltiples sectores públicos y privados, además del académico. Lo mismo sucede en lo relativo a las personas que participen en ellos; este tipo de proyectos deben ser tratados con enfoques inter, trans y multidisciplinarios además de que requieren la intervención de profesionales provenientes de muy variados sectores para lograr un adecuado diseño y puesta en marcha de un plan integral y armónico. Por lo que se hace indispensable animar a las instituciones que custodian y protegen los archivos, a que encaminen su actividad dentro del marco de las funciones que les son propias, hacia el entorno de la creación de contenidos digitales y de su difusión en la Web por los mecanismos y tendencias más actuales de ella.

Claro que se pueden constatar esfuerzos muy notables en el desarrollo de estándares en el ámbito archivístico y, en concreto, de esquemas de metadatos para la gestión de documentos electrónicos, por el ejemplo el Caso del Archivo General de la Nación, sin embargo falta mayor énfasis, al menos en nuestro país, para implementar un estándar que sea ampliamente difundido y mundialmente conocido. En este sentido, aún falta mucho por hacer y considerar. A pesar de que ya se iniciaron labores en este aspecto, todavía hay mucha distancia de siquiera pensar en desarrollar un estándar nacional, sin embargo la idea es poner sobre la mesa una propuesta concreta que siente las bases hacia un modelo mexicano estandarizado y competitivo.

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